Povinná elektronická fakturace (ViDA) se blíží: Co to znamená pro OSVČ?

Připravte se na konec papírových a PDF faktur v B2B styku. Evropská směrnice ViDA mění pravidla hry pro všechny podnikatele.

Papírovým fakturám a ručnímu přepisování dat do účetnictví pomalu zvoní hrana. Evropská unie připravuje velkou revoluci ve fakturaci pod názvem ViDA (VAT in the Digital Age – DPH v digitálním věku). I když se termíny posunuly, tato změna dříve či později ovlivní každého podnikatele a OSVČ. Pojďme se podívat, co nás čeká a jak se na to v klidu připravit.

Co se přesně mění? Konec PDF, přichází data

Jádrem celé změny je zavedení povinné elektronické fakturace ve strukturovaném formátu pro transakce mezi podnikateli (B2B). Co to znamená v praxi?

Zapomeňte na fakturu jako na dokument ve formátu PDF, který posíláte e-mailem. Nově bude faktura představovat datový soubor (např. ve formátu XML, ISDOC nebo UBL), který bude obsahovat všechny potřebné údaje v jasně dané struktuře. Stroj takové faktuře okamžitě „porozumí“ a dokáže ji automaticky zpracovat bez nutnosti ručního přepisování.

S tím souvisí i druhá část reformy – digitální reporting. Státní správa získá data o uskutečněných transakcích téměř v reálném čase, což má pomoci v boji proti daňovým únikům.

Hlavní body změny:

Koho se to týká?

Změna se dotkne prakticky všech plátců DPH, kteří uskutečňují transakce s jinými podnikateli (B2B). Týká se tedy drtivé většiny firem a OSVČ v České republice i v celé EU.

Pokud fakturujete pouze koncovým zákazníkům (nepodnikatelům), tato povinnost se vás v první fázi přímo nedotkne. V B2B styku se jí ale nevyhnete.

Od kdy to bude platit? Harmonogram se posunul

Původní termíny byly ambiciózní, ale na úrovni EU došlo k jejich odložení. To nám dává více času na přípravu. Aktuální harmonogram vypadá následovně:

Česká republika bude svou legislativu přizpůsobovat finální podobě evropské směrnice. O všech novinkách vás budeme na Fakturuj.cz včas informovat.

Co dělat a jak se připravit? Zachovejte klid

Termíny se zdají být daleko, ale je dobré být v obraze. Nemusíte se však ničeho obávat, přechod bude plynulý, zvláště pokud používáte moderní fakturační nástroje.

1. Spolehněte se na svůj fakturační systém Největší tíha změny leží na poskytovatelích softwaru, jako je Fakturuj.cz. Naším úkolem je zajistit, abyste mohli strukturované e-faktury jednoduše vystavovat, odesílat i přijímat, a to vše v souladu s platnou legislativou. O technické detaily a napojení na státní systémy se postaráme my.

2. Pokračujte v digitalizaci Pokud stále používáte Excel nebo papírové bloky, je nejvyšší čas přejít na online fakturační službu. Zvyknete si na digitální procesy a přechod na e-fakturaci pro vás bude o to snazší.

3. Sledujte aktuální informace Legislativní proces budeme pečlivě sledovat a o všech důležitých krocích a termínech vás budeme s předstihem informovat na našem blogu a v aplikaci.

Praktický tip: Co si představit pod pojmem „strukturovaná faktura“?

Představte si klasickou PDF fakturu jako obrázek textu. Člověk ji přečte, ale počítačový program jen těžko pozná, které číslo je IČO a které částka k úhradě. Musí se to složitě „luštit“ nebo ručně přepsat.

Oproti tomu strukturovaná faktura je jako předvyplněný formulář s jasně označenými políčky. Počítač okamžitě ví, že CZ12345678 je DIČ a 1210.00 je částka s DPH. Díky tomu lze fakturu automaticky načíst do účetního systému, zařadit k úhradě a zaúčtovat bez jediné chyby a lidského zásahu.

I když je tato změna vynucená legislativou, v konečném důsledku přinese zrychlení, zjednodušení a snížení chybovosti pro všechny podnikatele. A my ve Fakturuj.cz uděláme vše pro to, aby pro vás byl tento přechod co nejpohodlnější.

fakturuj.cz